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如何建立有效的员工关系体系

勃林格殷格翰成立于1885年,是一家德国家族制药企业,在人用药品、动物保健和生物制药合同生产三个业务领域,全球约5万名员工每天都在努力通过创新展现价值。在勃林格殷格翰,员工关系一直是其极为重视的一项工作。员工是形成组织力量的主体,是创造产品或服务的主力军。建立良好的员工关系,可以促进管理者和员工之间的良好沟通,培养成员的认同感和归属感,推动组织的决策和行为充分体现组织与员工的共同利益,因此员工关系管理在公司日常管理工作中格外重要。


对于如何建立有效的员工关系体系这一问题,勃林格殷格翰通过倡导内部文化、完善人力资源业务合作伙伴与员工关系工作模式、定期进行内部员工关系体系网络审计,让整个员工关系事件发生的概率和比例逐年下降。


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ER和HRBP的分工合作


在当前大多数企业中,较少设置专职的ER岗位,大多是由HRBP兼职负责员工关系。而在勃林格殷格翰看来,ER和HRBP角色的划分和关系的厘清十分重要。ER经理能否在第一时间及早的探测到危机,一定程度上取决于ER与HRBP的紧密程度。


HRBP的价值在于所负责业务单元的利益以及如何促进该业务单元的成长,而ER经理则是从公司利益的角度出发,从公司历史及体系的角度来考量问题,因此,在某些情况下,这二者的角色会有不同的立场。若能将ER和HRBP的角色合理分工,一定程度上能有效、及早的预防各类ER case的产生。另外,在ER case的谈判中,需要有人照顾员工的情感诉求、有人坚守原则,而ER经理往往承担了守门员的任务。其实ER的角色设置为HRBP在沟通中获得了更大的空间。


然而在实际工作中,ER经理与HRBP在磨合中不免会出现一些问题,如HRBP会在危急关头来寻求ER经理的帮助,但为时已晚造成问题难以解决,为此勃林格殷格翰专门设计了一套规则。在整理了公司内部所有ER case的基础上,形成了ER和HRBP的分工矩阵图,依据事件的影响程度和标准化程度对所有ER case进行归类。比如劳动合同的续签,这属于标准事件,即有明确的法律是由和参照标准,且该事件影响较小,仅涉及到个体,通过内部沟通便可以解决,这类事件均交由HRBP操作完成。而涉及法律给了一定的自治空间或各地裁判规则不一的时候,HRBP不能单独执行,需在第一时间告知ER经理。当涉及到非标准事件,即法律上存在空白,完全需要依靠双方协商,且影响重大,涉及到公司利益及群体时,则完全由ER经理操刀执行,HRBP这时仅作为一个沟通的桥梁。这样一来,HRBP能更加明确对于各类ER case的处理,知道哪类事件可以自己处理,哪类事件必须第一时间告知ER经理,在这个磨合过程中加强了HRBP与ER经理之间的信任。


图1:ER与HRBP的分工矩阵


由ER和HRBP的分工与定位也引起了一个话题的思考,即“PIP之死”。所谓PIP,即Performance Improvement Plan(绩效改善计划)。简单来说,PIP是一份文档,写明在约定时间内员工必须完成的任务、或者必须达成的指标;而没有完成任务或者没有达成指标,就意味着PIP没有通过,那么很大程度上意味着员工将失去这份工作。曾有人统计过因PIP制度引起的ER case,发现在仲裁和一审中,企业的胜诉率非常低,只有不到一成的成功率,大家纷纷热议“PIP是不是已经死了?”。


而勃林格殷格翰通过分析研究公司内部的样本案例后认为,只要运用合理,PIP制度对于企业管理还是能有所助力的。其主要采取了以下几个措施:首先,需明确哪些岗位适用PIP制度,公司需思考哪些岗位的业绩是通过行为指标、数据指标、实践指标等来决定的,再将其层层分解,明确PIP制度的适用范围;其次,需保证PIP制度具备相应的文档,具备形式要件、实施要件以及合理性要求;另外,HRBP每次进行PIP审查的时机、形式、结论等都需要详细记录,留做日后调查的证据。


勃林格殷格翰认为,由PIP制度引发的案件之所以败诉率高,究其原因在于很多公司未能形成一个有效的机制在第一时间介入到这个业绩改善的实践中,员工的直线经理在计划开始的时候没有得到任何的指导,导致最后的问题不可控。而通过上诉几项措施的实践,勃林格殷格翰至今未在因PIP制度引起的ER case上产生败诉。


2

以员工手册为核心,编制严密的制度之网


在建立有效的员工关系体系的过程中,提升ER地位也是至关重要的一件事,搭建公司内部的“法律体系”则是实现这一目标的关键环节,而这个“法律体系”的核心就是员工手册。员工手册是人力资源每个功能各自规章制度甚至业务单元规章的宪法性文件,其规定了全体员工的基本行为准则,是全体员工的工作指南,在企业内部具有普遍约束力。


在制定员工手册上,公司首先成立了一个指导委员会,把所有部门的负责人都组织在一起,详细跟其介绍此事的重要性,获取高层管理者的支持。其次,成立工作小组,涵盖奖金薪资福利、合规、加班工时、劳动纪律行为准则、业绩考核、职业发展等多个方面,组织相关员工集思广益共同制定员工手册。


勃林格殷格翰的员工手册为全体员工明确了各类准则,对试用期的录用条件、PIP的不符合岗位要求、奖金标准等具体事件都有着清晰的定义,将员工手册作为核心覆盖到公司的所有制度中。员工手册的制定不仅仅是ER经理的工作,还需要由公司的管理层审核通过。


随着公司的持续发展,员工手册也需要定期进行回顾和更新,不断补充丰富其内容。公司每两年会对员工手册进行一次审查,增强关于合规、反腐败等方面的制度要求,此举一方面能把公司近期发生的ER case纳入到制度优化的进程中,另一方面也侧面的提示所有部门、高层管理者意识到ER工作的重要性。通过员工手册的修订,公司可以把内部的制度之网织得更加严密。


员工手册的重要性,从员工“泡病假”这件事就可体现出来。对于很多企业来说,病假是十分令人头疼的一件事。病假是社保体系的内容之一,是员工的合法权益,受到法律保障,但是往往会出现某些员工投机取巧,通过虚构病假、虚构证明材料等诸多方式来获取不对等的权益。


对此,勃林格殷格翰的解决方案是借助员工手册的修订,设置了“从减工资到加待遇”的制度。所谓减工资即按照各地区的强制性规定直接将病假期间的工资减至最低标准,有的地区甚至降至最低工资标准。减完工资后再进入弥补程序,公司为此成立了一个互助基金,由员工代表、妇女代表等六人负责审批。有需要的员工可以向上级提出申请,上级批准后经代表们审批,具备相关形式要件后,由互助基金向其发放所扣除的病假工资。这样一来,从制度上筛除了一批“泡病假”的员工。


而制定这一套制度,勃林格殷格翰也充分考虑到了员工的意见。首先召开职工代表大会,征求职工代表的意见,然后与工会协商确定,再将其公示给全体员工。公司还设置了意见邮箱,供全体员工提出自己的意见和建议。这一套民主程序必须执行到位,一方面是确保该制度具备法律效力,规避法律风险;另一方面是让员工明确该制度制定的目的——并非为了削减工资,而是避免某些员工利用病假制度恶意请病假。


3

通过人力资源审计查缺补漏


建立有效的员工关系体系的第三个方面就是要通过人力资源审计查缺补漏。人力资源审计的目的是发现公司在制定政策及实际操作中出现的漏洞,并在后期进行改善。


比如,在2018年的人力资源审计中,勃林格殷格翰就发现一个问题,部分重要岗位的候选人在签订了offer之后,又因个人原因选择了其他公司。重要岗位的候选人一般需要经过长时间的多轮面试,且签订offer后,意味着公司针对其上岗后业务重组、部门资源调配等配套资源都会陆续就位,而候选人若无法到岗,不仅消耗了公司的时间,也带来了资源的浪费。


为了解决这一问题,公司开始尝试在offer中设置违约条款,签约后未能履行义务的候选人需要向公司赔偿违约金。此举是为了降低offer的违约率,避免公司资源浪费。在2019年的一例候选人违约案件中,ER经理首先打电话询问候选人是否认真了解offer内容、是否知晓违约条款,在获得肯定回答后,ER按照程序向当地人民法院提起诉讼,并获得支持,法院判定候选人违约,需向公司支付违约金。这意味着在offer中约定违约金是具有法律效力的,受到法律保护,这为以后类似的ER case提供了可参考性。


勃林格殷格翰每两年进行一次人力资源审计,主要从以下四个方面来进行打分评估:①合规合法:人力资源流程设定符合内部制度和外部法律要求;②数据安全:电子数据和书面数据的产生、变动,保存有完备的记录,确保HR工作产生数据的真实准确与安全;③控制和反馈:决策、执行和反馈环节中有明确的上下授权和相互校验;④质量稳定:有合理的SOP(书面流程)对HR日常运营进行指导和规范。


在2020年的人力资源审计中,公司共审计了94个项目、参与人员14人、审查文件98套,涵盖了入、离、调、转等20个方面,基本上覆盖了所有人力资源的事件。


图2:2020人力资源审计目录


4

小结


员工关系,是每个企业在日常经营过程中不可回避的问题,在这过程中,搭建员工关系体系至关重要。然而,打铁还需自身硬,ER经理自身能力的建设也十分重要,除了了解相关法律知识外,ER还需适当掌握一些谈判技巧与策略,提高ER人员的胜任素质与胜任力,为企业战略的实现奠定一个良好的员工关系基础。


来源:人力资源智享会


发布时间:2020-12-03 点击量:15 次

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